Aanbetaling bij reserveringen via Pay.

Met een aanbetaling voorkomt u no-shows. De gast betaalt vooraf een bedrag via Pay. (iDEAL, Bancontact of kaart). Komen de gasten, dan gaat de aanbetaling van de rekening af. Komen de gasten niet, of annuleert de gast zelf na de termijn voor gratis annuleren, dan houdt u het bedrag. Annuleert de gast op tijd, of annuleert of weigert u zelf de reservering, dan krijgt de gast de aanbetaling terug.

Er zijn twee manieren:

• Een betaallink sturen bij een reservering die u zelf maakt, bijvoorbeeld een telefonische reservering;
• Direct na het online reserveren: de gast betaalt meteen en pas daarna is de reservering bevestigd.

Wat heeft u nodig?

Een betaalmethode die met uw Pay.-account is gekoppeld en die ook een betaalmethode van de restaurantkassa is. Met die methode wordt de aanbetaling op de bestelling geboekt als de gasten komen. Gebruik bij voorkeur een methode met de betaalterminal Pay. online (QR). Zie Pay. online betaalmethode instellen.

Een betaallink sturen

Instellen

1. Ga naar het Kassa-dashboard, klik op de ⋮ bij de restaurantkassa en kies Instellingen.
2. Kies bij Reserveringen de Aanbetaling bij reserveringen: Bedrag per persoon of Vast bedrag.
3. Vul het Bedrag aanbetaling in en bij Aanbetaling vanaf (personen) vanaf hoeveel personen u een aanbetaling vraagt.
4. Vul bij Gratis annuleren tot (uren ervoor) in tot hoeveel uur van tevoren de gast kosteloos annuleert.
5. Kies de Betaalmethode aanbetaling en klik op Opslaan.

Let op! Staat bij online reserveren van deze kassa een Pay.-account ingesteld, dan gelden voor alle reserveringen van de kassa (ook betaallinks) het Pay.-account, de Testmodus en Online annuleren tot van online reserveren, in plaats van Betaalmethode aanbetaling en Gratis annuleren tot (uren ervoor).

Een aanbetaling vragen

Open de reservering in de backoffice en klik op Aanbetaling vragen, of tik in het reserveringenscherm van de kassa op de reservering en kies Aanbetaling vragen. Heeft de reservering een e-mailadres, dan krijgt de gast de betaallink per e-mail. De link staat ook bij de reservering (Betaallink), zodat u hem bijvoorbeeld per sms of WhatsApp kunt sturen.

Aanbetaling direct na het online reserveren

1. Open de instellingen van online reserveren (Kassa > Online reserveren > Configuratie > Instellingen) en ga naar het tabblad Aanbetaling.
2. Zet Online een aanbetaling vragen aan.
3. Kies bij Pay.-account de betaalmethode die met uw Pay.-account is gekoppeld.
4. Stel bij Tijd om te betalen in hoeveel minuten (minstens 5 minuten) de tafel wordt vastgehouden terwijl de gast betaalt. Niet op tijd betaald: de betaling wordt gestopt en de tafel is weer vrij. Betaalt de gast toch nog nadat de reservering is vervallen, dan stort BizzCloud het bedrag automatisch terug (ook als Automatisch terugbetalen uit staat) en krijgt de gast daarover een e-mail. Het restaurant krijgt ook een e-mail.
5. Laat Automatisch terugbetalen aan: de aanbetaling gaat dan vanzelf via Pay. terug als de gast op tijd annuleert (vóór de grens van Online annuleren tot op het tabblad E-mails) en als u de reservering annuleert of een aanvraag weigert. Annuleert u zelf na die grens, dan wacht het terugstorten 30 minuten. Belt een gast te laat af, dan vraagt de kassa bij het annuleren of u de aanbetaling inhoudt (Aanbetaling inhouden?); u heeft daarna nog 30 minuten om dat alsnog te doen met Aanbetaling inhouden, in de kassa bij de geannuleerde reservering of in de reservering in de backoffice.
6. Voeg onder Wanneer een aanbetaling wordt gevraagd één of meer regels toe. Per regel kiest u Vanaf (personen), het Bedrag, Per persoon of Per reservering, en eventueel de diensten, de weekdagen en een periode (bijvoorbeeld kerst).
7. Klik op Opslaan.

De eerste regel die past bij de dag, de dienst en het aantal personen telt. Past er geen regel, dan wordt geen aanbetaling gevraagd. Aanvragen (grote groepen, een dienst met aanvragen) betalen online niets; u kunt ze vanuit de reservering nog een betaallink sturen.

Ontbreekt er iets, bijvoorbeeld een regel of de koppeling met uw Pay.-account, dan staat er een oranje melding bij de instelling. Er wordt dan geen aanbetaling gevraagd.

Tip: met Testmodus zijn de betalingen testtransacties van Pay.: er wordt geen geld betaald. Handig om de werking eerst zelf te proberen. Zet de testmodus daarna weer uit.

Op de reserveringspagina ziet de gast in de laatste stap, boven de knop, welke aanbetaling geldt en hoe lang de tafel wordt vastgehouden; de knop heet dan Reserveren en € … betalen. Daarna betaalt hij via Pay. Pas als de betaling binnen is, is de reservering bevestigd en krijgt de gast de bevestiging.

Wil de gast zijn reservering online wijzigen naar een tijd of gezelschap waarvoor een hogere aanbetaling geldt dan hij al betaalde, dan kan dat niet online. De gast ziet dan dat hij contact moet opnemen met het restaurant.

Wat gebeurt er met de aanbetaling?

Zolang de gast online betaalt, heeft de reservering de status Wacht op betaling en staat ze nog niet in de kassa.

Bij de reservering ziet u de Status aanbetaling:

• Gevraagd: de betaallink is verstuurd, maar nog niet betaald.
• Niet op tijd betaald: de gast betaalde niet binnen de tijd; de reservering is geannuleerd en de tafel weer vrij.
• Betaald: de aanbetaling is binnen.
• Op de rekening: de gasten zijn er. Tikt u in de kassa op Gasten zijn er, dan staat de aanbetaling als betaling op de bestelling van de tafel. De gasten betalen alleen de rest.
• Behouden (niet gekomen): de gasten kwamen niet, of de gast annuleerde zelf na de termijn voor gratis annuleren. Ook als u op Aanbetaling inhouden klikt, krijgt de aanbetaling deze status.
• Terug te betalen: de gast annuleerde op tijd, of u annuleerde of weigerde de reservering zelf.
• Terugbetaald.

Bij Terug te betalen klikt u in de reservering op Terugbetalen via Pay. om de hele aanbetaling terug te betalen. Hebt u het bedrag al zelf in het Pay.-dashboard terugbetaald, klik dan op Aanbetaling terugbetaald. Staat bij online reserveren Automatisch terugbetalen aan, dan gebeurt dit vanzelf, ook bij reserveringen van die kassa waarvoor u een betaallink stuurde. Wilt u de aanbetaling toch houden, klik dan op Aanbetaling inhouden. Annuleerde u de reservering zelf na de termijn voor gratis annuleren, dan heeft u daar 30 minuten voor. Lukt de terugbetaling via Pay. niet, dan ziet u bij de reservering het Probleem terugbetaling; betaal het bedrag dan terug in het Pay.-dashboard.

Met de filters Aanbetaling niet betaald, Aanbetaling behouden en Aanbetaling terug te betalen vindt u snel de reserveringen waar u iets mee moet.